商品采購(gòu)是指為保證銷售需要，通過等價(jià)交換方式取商品資源的一系列活動(dòng)，包括：確定需求、發(fā)掘貨源、選擇供應(yīng)商、交易條件的談判、簽發(fā)購(gòu)貨合同、督促供應(yīng)商、處理糾紛等。這一切都是由連鎖企業(yè)的商品采購(gòu)部來完成的。
1、采購(gòu)部組織結(jié)構(gòu)的確定
連鎖企業(yè)依規(guī)模不同可考慮確定不同的采購(gòu)部組織結(jié)構(gòu)。如小規(guī)模連鎖企業(yè)，采購(gòu)及配送規(guī)模均不大，作業(yè)程序亦比較簡(jiǎn)單，可由采購(gòu)經(jīng)理同若干采購(gòu)人員協(xié)同完成。一般來說，較大規(guī)模的連鎖企業(yè)采購(gòu)部?jī)?nèi)分設(shè)不同的專項(xiàng)職能部門：一是按商品類別分設(shè)各類商品的采購(gòu)人員。二是新產(chǎn)品開發(fā)部門，職能是開發(fā)和引進(jìn)新產(chǎn)品。三是采購(gòu)委員會(huì)，裁決商品采購(gòu)的重大事宜，其成員由各部門選擇，以便在采購(gòu)中吸納各部門的意見。四是存貨管制及商品配送。
2、商品采購(gòu)制度的選擇
連鎖企業(yè)的采購(gòu)制度一般可分為中央采購(gòu)、授權(quán)采購(gòu)及有限授權(quán)采購(gòu)。其中中央采購(gòu)即統(tǒng)一采購(gòu)的應(yīng)占采購(gòu)商品總量的70％以上，其余部分可由門店自行采購(gòu)，以保持其靈活性和各自的特色。
中央采購(gòu)的商品，可先運(yùn)至配送中心，再由配送中心按時(shí)按量發(fā)送門店，或就近由廠家直接送往商店。中央采購(gòu)可以以量制價(jià)，壓低進(jìn)貨價(jià)格，還可以降低購(gòu)貨成本，減少費(fèi)用開支，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。目前，國(guó)內(nèi)連鎖企業(yè)應(yīng)努力完善管理，提高共同采購(gòu)的比率。當(dāng)然，適當(dāng)?shù)亟o門店一定的自采權(quán)也是必要的，如鮮活食品、區(qū)域特色商品等，但必須嚴(yán)格控制其范圍，有的商品可提供供貨商目錄供門店選擇。
在選擇采購(gòu)制度的時(shí)候，要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：
(1)堅(jiān)定不移地采用中央采購(gòu)制，如連鎖公司剛組建，中央采購(gòu)總部還一時(shí)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，必須規(guī)定中央采購(gòu)總部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間表。
(2)對(duì)連鎖店總部授權(quán)的采購(gòu)制度的選擇，一般規(guī)定只有在中央采購(gòu)總部正在籌建之中無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，門店可自行采購(gòu)，但要有一個(gè)終止的時(shí)間表，并且與中央采購(gòu)總部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間表相一致。
(3)連鎖店總部有限授權(quán)的采購(gòu)制度，如無特殊需要，一般不予選擇。不能迫于下屬們要求自行采購(gòu)權(quán)下放的壓力，而無原則地做比例性的有限下放。
3、商品采購(gòu)管理的主要工作
商品采購(gòu)是銷售實(shí)現(xiàn)的前提，其管理工作包括：
(1)數(shù)據(jù)管理：測(cè)定各商品的銷售量及銷售金額，并區(qū)分暢銷品與滯銷品；計(jì)算商品周轉(zhuǎn)率，周轉(zhuǎn)率二平均銷售額÷平均存貨額，平均存貨額=(期初存貨額+期末存貨額)÷2；計(jì)算交叉比率，交叉比率二周轉(zhuǎn)率X毛利率，通常以每月或每季為計(jì)算期。
(2)調(diào)查與分析：研究商品的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)及供求狀況；價(jià)格及成本分析；開拓新貨源，開發(fā)新產(chǎn)品；自制、定牌監(jiān)制或買人的決斷；總代理、總經(jīng)銷業(yè)務(wù)的可行性分析；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手貨源及渠道調(diào)查與分析、店鋪別、商品別、供貨商別排行榜分析。
(3)采購(gòu)業(yè)務(wù)：查核門店申購(gòu)單；發(fā)出或征集報(bào)價(jià)單；分析報(bào)價(jià)；選擇供貨商，決定采購(gòu)量、交貨期、運(yùn)輸方式、合約種類及細(xì)則；采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)控； 收貨 及查核；查檢發(fā)票及批準(zhǔn)付款給保險(xiǎn)公司或供貨商索賠。
(4)存貨管理：存貨分類；決定各類商品的最高存貨量、最低存貨量及安全存量；建立存貨目錄；處理過量及有問題存貨。
(5)品質(zhì)管理：定期與不定期檢查配送中心及門店商品的質(zhì)量，向有關(guān)人員介紹商品知識(shí)，協(xié)同做好商品管理工作。
(6)滯銷品淘汰。
(7)新產(chǎn)品開發(fā)。
(8)廠商管理。
(9)制定標(biāo)準(zhǔn)及考核：制定及補(bǔ)充采購(gòu)手冊(cè)；協(xié)助有關(guān)部門對(duì)采購(gòu)業(yè)績(jī)及采購(gòu)人員進(jìn)行考評(píng)。
(10)向高層決策部門匯報(bào)等
1、采購(gòu)部組織結(jié)構(gòu)的確定
連鎖企業(yè)依規(guī)模不同可考慮確定不同的采購(gòu)部組織結(jié)構(gòu)。如小規(guī)模連鎖企業(yè)，采購(gòu)及配送規(guī)模均不大，作業(yè)程序亦比較簡(jiǎn)單，可由采購(gòu)經(jīng)理同若干采購(gòu)人員協(xié)同完成。一般來說，較大規(guī)模的連鎖企業(yè)采購(gòu)部?jī)?nèi)分設(shè)不同的專項(xiàng)職能部門：一是按商品類別分設(shè)各類商品的采購(gòu)人員。二是新產(chǎn)品開發(fā)部門，職能是開發(fā)和引進(jìn)新產(chǎn)品。三是采購(gòu)委員會(huì)，裁決商品采購(gòu)的重大事宜，其成員由各部門選擇，以便在采購(gòu)中吸納各部門的意見。四是存貨管制及商品配送。
2、商品采購(gòu)制度的選擇
連鎖企業(yè)的采購(gòu)制度一般可分為中央采購(gòu)、授權(quán)采購(gòu)及有限授權(quán)采購(gòu)。其中中央采購(gòu)即統(tǒng)一采購(gòu)的應(yīng)占采購(gòu)商品總量的70％以上，其余部分可由門店自行采購(gòu)，以保持其靈活性和各自的特色。
中央采購(gòu)的商品，可先運(yùn)至配送中心，再由配送中心按時(shí)按量發(fā)送門店，或就近由廠家直接送往商店。中央采購(gòu)可以以量制價(jià)，壓低進(jìn)貨價(jià)格，還可以降低購(gòu)貨成本，減少費(fèi)用開支，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。目前，國(guó)內(nèi)連鎖企業(yè)應(yīng)努力完善管理，提高共同采購(gòu)的比率。當(dāng)然，適當(dāng)?shù)亟o門店一定的自采權(quán)也是必要的，如鮮活食品、區(qū)域特色商品等，但必須嚴(yán)格控制其范圍，有的商品可提供供貨商目錄供門店選擇。
在選擇采購(gòu)制度的時(shí)候，要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：
(1)堅(jiān)定不移地采用中央采購(gòu)制，如連鎖公司剛組建，中央采購(gòu)總部還一時(shí)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，必須規(guī)定中央采購(gòu)總部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間表。
(2)對(duì)連鎖店總部授權(quán)的采購(gòu)制度的選擇，一般規(guī)定只有在中央采購(gòu)總部正在籌建之中無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，門店可自行采購(gòu)，但要有一個(gè)終止的時(shí)間表，并且與中央采購(gòu)總部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間表相一致。
(3)連鎖店總部有限授權(quán)的采購(gòu)制度，如無特殊需要，一般不予選擇。不能迫于下屬們要求自行采購(gòu)權(quán)下放的壓力，而無原則地做比例性的有限下放。
3、商品采購(gòu)管理的主要工作
商品采購(gòu)是銷售實(shí)現(xiàn)的前提，其管理工作包括：
(1)數(shù)據(jù)管理：測(cè)定各商品的銷售量及銷售金額，并區(qū)分暢銷品與滯銷品；計(jì)算商品周轉(zhuǎn)率，周轉(zhuǎn)率二平均銷售額÷平均存貨額，平均存貨額=(期初存貨額+期末存貨額)÷2；計(jì)算交叉比率，交叉比率二周轉(zhuǎn)率X毛利率，通常以每月或每季為計(jì)算期。
(2)調(diào)查與分析：研究商品的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)及供求狀況；價(jià)格及成本分析；開拓新貨源，開發(fā)新產(chǎn)品；自制、定牌監(jiān)制或買人的決斷；總代理、總經(jīng)銷業(yè)務(wù)的可行性分析；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手貨源及渠道調(diào)查與分析、店鋪別、商品別、供貨商別排行榜分析。
(3)采購(gòu)業(yè)務(wù)：查核門店申購(gòu)單；發(fā)出或征集報(bào)價(jià)單；分析報(bào)價(jià)；選擇供貨商，決定采購(gòu)量、交貨期、運(yùn)輸方式、合約種類及細(xì)則；采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)控； 收貨 及查核；查檢發(fā)票及批準(zhǔn)付款給保險(xiǎn)公司或供貨商索賠。
(4)存貨管理：存貨分類；決定各類商品的最高存貨量、最低存貨量及安全存量；建立存貨目錄；處理過量及有問題存貨。
(5)品質(zhì)管理：定期與不定期檢查配送中心及門店商品的質(zhì)量，向有關(guān)人員介紹商品知識(shí)，協(xié)同做好商品管理工作。
(6)滯銷品淘汰。
(7)新產(chǎn)品開發(fā)。
(8)廠商管理。
(9)制定標(biāo)準(zhǔn)及考核：制定及補(bǔ)充采購(gòu)手冊(cè)；協(xié)助有關(guān)部門對(duì)采購(gòu)業(yè)績(jī)及采購(gòu)人員進(jìn)行考評(píng)。
(10)向高層決策部門匯報(bào)等
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