在財(cái)務(wù)電算化迅速發(fā)展的今日，每一個(gè)不甘落伍的企事業(yè)單位都會(huì)考慮如何實(shí)現(xiàn)電算化的問(wèn)題。這不僅是嚴(yán)格管理、增效節(jié)支的有力手段，同時(shí)也是所處時(shí)代的要求。財(cái)務(wù)電算化勢(shì)在必行。然而，如何實(shí)施電算化則是一個(gè)重大而艱巨的課題。這不僅因?yàn)樨?cái)務(wù)是一個(gè)單位業(yè)務(wù)動(dòng)作的核心，主宰著企業(yè)擴(kuò)大化的業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)，而且還因?yàn)樗瞧髽I(yè)管理水平和精神面貌的準(zhǔn)確反映，是企業(yè)是否有活力、有發(fā)展前途的試金石。如同要得到一件衣服，通常不外乎兩個(gè)方法:要么量體裁衣自己做，要么到市場(chǎng)上按自己的意愿去買(mǎi)。實(shí)施財(cái)務(wù)電算化也是如此:如果有條件，則最好是自己動(dòng)手開(kāi)發(fā)一套 財(cái)務(wù)軟件 。但更多的情況是用戶(hù)沒(méi)有能力和時(shí)間去自己開(kāi)發(fā)，就只有到市場(chǎng)上去買(mǎi)了。這意味著他要苦苦追尋符合其管理水平、人員素質(zhì)和企業(yè)硬件環(huán)境的軟件包及服務(wù)支持。
市場(chǎng)上近年來(lái)出現(xiàn)的基于WINDOWS的 財(cái)務(wù)軟件 很多，多適用于中小型單位。它們價(jià)格便宜，配置和運(yùn)行也相對(duì)容易，功能也基本滿(mǎn)足要求。比較難選擇的是一些大型單位和采用大型機(jī)的企業(yè)，他們的管理復(fù)雜，通常存在平臺(tái)和其他系統(tǒng)的接口等問(wèn)題。他們對(duì) 財(cái)務(wù)軟件 的要求很高:既要軟件功能全面(除通常的帳務(wù)、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)等模塊以外，還要有預(yù)算和管理會(huì)計(jì)、成本分析等模塊)、性能優(yōu)異、又要使用方便、服務(wù)良好及時(shí)、還要求軟件有良好的擴(kuò)充性和可移植性等。如果再加上對(duì)實(shí)施期限的要求，語(yǔ)言版本、價(jià)格和運(yùn)行平臺(tái)的要求，就更使得軟件的選擇是一件非常頭疼的事情，難以周全，可以說(shuō)無(wú)法找到完全滿(mǎn)足條件的軟件。特別是隨著管理水平的不斷提高，現(xiàn)代化大企業(yè)對(duì)管理會(huì)計(jì)提出了更高要求，而這方面又是國(guó)內(nèi)軟件的薄弱之處，也是我們最缺乏比較和認(rèn)識(shí)的領(lǐng)域，畢竟中外管理思想有著巨大的差別。
認(rèn)清環(huán)境，確定自己的需求
選擇任何軟件，都首先要練好內(nèi)功，這是不言而喻的。要確定自己的環(huán)境和需求，包括自己所需的各項(xiàng)運(yùn)行環(huán)境指標(biāo)，與其他平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)的接口，本單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及數(shù)據(jù)量，通信條件和網(wǎng)絡(luò)連接等等。 財(cái)務(wù)軟件 必須符合企業(yè)總體信息系統(tǒng)規(guī)劃，與當(dāng)前的計(jì)算環(huán)境相適應(yīng)。由于市場(chǎng)上不可能有量身定制的完全匹配本企業(yè)的 財(cái)務(wù)軟件 ，因此，與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成是一個(gè)不可避免的問(wèn)題。
大體上講，企業(yè)的計(jì)算環(huán)境可分為兩類(lèi):集中式和分布式。如果企業(yè)的計(jì)算環(huán)境是集中式，即已購(gòu)買(mǎi)了大型機(jī)，那么這些巨額投資應(yīng)當(dāng)?shù)玫奖Ｗo(hù)和充分利用。在這種情況下，要考慮的問(wèn)題比較多，除了系統(tǒng)集成以外，還有移植問(wèn)題。一般大型機(jī)上的 財(cái)務(wù)軟件 比較少，而且價(jià)格不菲，因此，購(gòu)買(mǎi)的軟件要具有較好的可移植性。目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是爭(zhēng)取不改變前端設(shè)計(jì)。把大型機(jī)作為服務(wù)器用。如果企業(yè)的計(jì)算環(huán)境是分布式，則要簡(jiǎn)單一些:即使 財(cái)務(wù)軟件 的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器不同于企業(yè)已經(jīng)選用的服務(wù)器，也不存在太大的互聯(lián)困難。這時(shí)要主要考慮集成問(wèn)題。對(duì)于本單位的需求要一清二楚，對(duì)企業(yè)的管理思想和各項(xiàng)流程及規(guī)則要形成局面資料。古人云:“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，對(duì)自己的需求不了解透徹就洽談是要失敗的。這些需求有很多很多內(nèi)容，包括企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程、運(yùn)行系統(tǒng)的硬軟件環(huán)境、相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)等。例如:有多少人用系統(tǒng)，需要多少臺(tái)終端，安全措施是否有效，通信數(shù)率如何，各個(gè)功能有多大數(shù)據(jù)量，等等許多細(xì)節(jié)問(wèn)題。要預(yù)計(jì)到以后幾年甚至十幾年的變化情況，要求軟件有良好的可擴(kuò)充性和可移植性。
運(yùn)用一定的方法來(lái)作比較
目前大量的國(guó)外軟件供應(yīng)商正在激烈爭(zhēng)奪中國(guó)軟件市場(chǎng)，再加上蓬勃成長(zhǎng)的國(guó)內(nèi)各軟件開(kāi)發(fā)公司的產(chǎn)品，使我們對(duì) 財(cái)務(wù)軟件 有較大的選擇余地，可以利用競(jìng)爭(zhēng)來(lái)爭(zhēng)取最佳的實(shí)施效益。
對(duì)各個(gè)不同軟件產(chǎn)品進(jìn)行比較是一項(xiàng)艱難而深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，因?yàn)槊恳粋€(gè)軟件產(chǎn)品都蘊(yùn)含著豐富內(nèi)容，都是高新科技智慧的結(jié)晶，都具有相同或相似的功能，都有各自的產(chǎn)品特點(diǎn);而各個(gè)產(chǎn)品的性能、功能、運(yùn)行平臺(tái)、支持方式、實(shí)施方法、產(chǎn)品語(yǔ)言和產(chǎn)地又千差萬(wàn)別，沒(méi)有艱苦細(xì)致的鑒別工作是不可能作出正確判斷的。不過(guò)從經(jīng)驗(yàn)中我們得出一些基本篩選原則:
第一步:先從國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)摸底，找到所有適合本單位環(huán)境和需求的軟件供應(yīng)商，從中選出幾家作重點(diǎn)考察。
第二步:請(qǐng)他們來(lái)介紹自己的產(chǎn)品，比較他們的產(chǎn)品和實(shí)施投標(biāo)方案，研究其報(bào)價(jià)，包括硬軟件價(jià)格、實(shí)施價(jià)格和培訓(xùn)服務(wù)價(jià)格。
第三步:對(duì)兩三家供應(yīng)商作重點(diǎn)評(píng)審，外出調(diào)查他們各自的用戶(hù)使用情況和反映，進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的認(rèn)真比較。
第四步:內(nèi)部確定一家供應(yīng)商并與之談判，利用別家的低價(jià)格來(lái)與之討價(jià)還價(jià)，最后確定所有的合同細(xì)則(包括實(shí)施細(xì)則、培訓(xùn)、保用、付款及稅等細(xì)則)，與之簽合同。
在這四步驟中，我們不得不提到一個(gè)方法論的問(wèn)題:做事情要講方法;對(duì)各有優(yōu)劣的不同軟件如何評(píng)價(jià)和選取，當(dāng)同一軟件的兩個(gè)甚至多個(gè)條件無(wú)不同時(shí)滿(mǎn)足需求時(shí)，我們就需要方法論作指導(dǎo)，對(duì)它作出正確評(píng)價(jià)。這種方法我們暫稱(chēng)之為多元坐標(biāo)法。即把我們認(rèn)為最重要的若干個(gè)元素(8個(gè)或5個(gè)或6個(gè)等)畫(huà)成相應(yīng)的坐標(biāo)線(xiàn)。這些元素可以是質(zhì)量、價(jià)格、期限、平臺(tái)、服務(wù)、補(bǔ)充開(kāi)發(fā)等等。
我們將某一軟件不同的元素值畫(huà)在坐標(biāo)點(diǎn)上，將這些點(diǎn)連成一個(gè)多邊形;對(duì)每個(gè)軟件都可以作出這種坐標(biāo)圖和多邊形。通過(guò)比較不同軟件的元素值、坐標(biāo)圖和多邊形，我們就可以得出許多結(jié)論，也可以直觀看出哪個(gè)坐標(biāo)圖所得到的面積最大。面積最大的即各項(xiàng)綜合指標(biāo)最好的軟件。
我們還可以對(duì)不同元素加上權(quán)值，使之可以更準(zhǔn)確地反映元素在軟件選擇中的重要性。如我們可將質(zhì)量權(quán)值定為30，價(jià)格定為40，期限定為40，平臺(tái)定為40，服務(wù)定為20，補(bǔ)充開(kāi)發(fā)定為30，這樣，總權(quán)值是200。比較不同軟件各權(quán)值之和就可得出優(yōu)劣結(jié)果。這種方法很直觀有效，但有點(diǎn)形而上學(xué)的味道。我們可以進(jìn)一步根據(jù)經(jīng)驗(yàn)作出分析和判斷。
有時(shí)與供應(yīng)商相處的關(guān)系也很重要。雙方合同姻緣，是要有認(rèn)識(shí)和感情基礎(chǔ)的;沒(méi)有這個(gè)基礎(chǔ)就談不上以后的軟件實(shí)施。雙方的信任和信譽(yù)在任何時(shí)候都是成功的必要條件。
選擇軟件要注意的幾個(gè)問(wèn)題
首先是平臺(tái)的選擇:盡可能與企業(yè)現(xiàn)有平臺(tái)一致，以減輕系統(tǒng)運(yùn)行管理和維護(hù)和困難。平臺(tái)的開(kāi)放性要比較好，便于與其他系統(tǒng)的集成。小型機(jī)和服務(wù)器平臺(tái)要考慮與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換問(wèn)題。
第二、必須對(duì)軟件實(shí)施人員有明確而具體的要求，對(duì)他們的工作要有審核表和資料說(shuō)明。
第三、商務(wù)談判要處理好稅的問(wèn)題。合同中價(jià)格要標(biāo)明是含稅價(jià)，這一點(diǎn)不能含混，否則會(huì)影雙方的合作。
第四、要求供應(yīng)商提供至少兩套完整技術(shù)資料，并及時(shí)作出詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃和驗(yàn)收計(jì)劃。
第五、要每月召開(kāi)高層領(lǐng)導(dǎo)的跟蹤會(huì)，以確保實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)問(wèn)題都得到解決。對(duì)未解決的問(wèn)題要求在某一期限內(nèi)有一個(gè)答案。
第六、用戶(hù)(包括計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和最終用戶(hù)即財(cái)務(wù)人員)按照實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)審和付款。
總之，用戶(hù)對(duì)軟件最有發(fā)言權(quán)，如同評(píng)價(jià)鞋子的好壞，穿鞋的人心里最清楚舒服不舒服。所以，已有的鄰近用戶(hù)是評(píng)價(jià)軟件最可靠的證人。
市場(chǎng)上近年來(lái)出現(xiàn)的基于WINDOWS的 財(cái)務(wù)軟件 很多，多適用于中小型單位。它們價(jià)格便宜，配置和運(yùn)行也相對(duì)容易，功能也基本滿(mǎn)足要求。比較難選擇的是一些大型單位和采用大型機(jī)的企業(yè)，他們的管理復(fù)雜，通常存在平臺(tái)和其他系統(tǒng)的接口等問(wèn)題。他們對(duì) 財(cái)務(wù)軟件 的要求很高:既要軟件功能全面(除通常的帳務(wù)、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)等模塊以外，還要有預(yù)算和管理會(huì)計(jì)、成本分析等模塊)、性能優(yōu)異、又要使用方便、服務(wù)良好及時(shí)、還要求軟件有良好的擴(kuò)充性和可移植性等。如果再加上對(duì)實(shí)施期限的要求，語(yǔ)言版本、價(jià)格和運(yùn)行平臺(tái)的要求，就更使得軟件的選擇是一件非常頭疼的事情，難以周全，可以說(shuō)無(wú)法找到完全滿(mǎn)足條件的軟件。特別是隨著管理水平的不斷提高，現(xiàn)代化大企業(yè)對(duì)管理會(huì)計(jì)提出了更高要求，而這方面又是國(guó)內(nèi)軟件的薄弱之處，也是我們最缺乏比較和認(rèn)識(shí)的領(lǐng)域，畢竟中外管理思想有著巨大的差別。
認(rèn)清環(huán)境，確定自己的需求
選擇任何軟件，都首先要練好內(nèi)功，這是不言而喻的。要確定自己的環(huán)境和需求，包括自己所需的各項(xiàng)運(yùn)行環(huán)境指標(biāo)，與其他平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)的接口，本單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及數(shù)據(jù)量，通信條件和網(wǎng)絡(luò)連接等等。 財(cái)務(wù)軟件 必須符合企業(yè)總體信息系統(tǒng)規(guī)劃，與當(dāng)前的計(jì)算環(huán)境相適應(yīng)。由于市場(chǎng)上不可能有量身定制的完全匹配本企業(yè)的 財(cái)務(wù)軟件 ，因此，與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成是一個(gè)不可避免的問(wèn)題。
大體上講，企業(yè)的計(jì)算環(huán)境可分為兩類(lèi):集中式和分布式。如果企業(yè)的計(jì)算環(huán)境是集中式，即已購(gòu)買(mǎi)了大型機(jī)，那么這些巨額投資應(yīng)當(dāng)?shù)玫奖Ｗo(hù)和充分利用。在這種情況下，要考慮的問(wèn)題比較多，除了系統(tǒng)集成以外，還有移植問(wèn)題。一般大型機(jī)上的 財(cái)務(wù)軟件 比較少，而且價(jià)格不菲，因此，購(gòu)買(mǎi)的軟件要具有較好的可移植性。目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是爭(zhēng)取不改變前端設(shè)計(jì)。把大型機(jī)作為服務(wù)器用。如果企業(yè)的計(jì)算環(huán)境是分布式，則要簡(jiǎn)單一些:即使 財(cái)務(wù)軟件 的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器不同于企業(yè)已經(jīng)選用的服務(wù)器，也不存在太大的互聯(lián)困難。這時(shí)要主要考慮集成問(wèn)題。對(duì)于本單位的需求要一清二楚，對(duì)企業(yè)的管理思想和各項(xiàng)流程及規(guī)則要形成局面資料。古人云:“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，對(duì)自己的需求不了解透徹就洽談是要失敗的。這些需求有很多很多內(nèi)容，包括企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程、運(yùn)行系統(tǒng)的硬軟件環(huán)境、相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)等。例如:有多少人用系統(tǒng)，需要多少臺(tái)終端，安全措施是否有效，通信數(shù)率如何，各個(gè)功能有多大數(shù)據(jù)量，等等許多細(xì)節(jié)問(wèn)題。要預(yù)計(jì)到以后幾年甚至十幾年的變化情況，要求軟件有良好的可擴(kuò)充性和可移植性。
運(yùn)用一定的方法來(lái)作比較
目前大量的國(guó)外軟件供應(yīng)商正在激烈爭(zhēng)奪中國(guó)軟件市場(chǎng)，再加上蓬勃成長(zhǎng)的國(guó)內(nèi)各軟件開(kāi)發(fā)公司的產(chǎn)品，使我們對(duì) 財(cái)務(wù)軟件 有較大的選擇余地，可以利用競(jìng)爭(zhēng)來(lái)爭(zhēng)取最佳的實(shí)施效益。
對(duì)各個(gè)不同軟件產(chǎn)品進(jìn)行比較是一項(xiàng)艱難而深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，因?yàn)槊恳粋€(gè)軟件產(chǎn)品都蘊(yùn)含著豐富內(nèi)容，都是高新科技智慧的結(jié)晶，都具有相同或相似的功能，都有各自的產(chǎn)品特點(diǎn);而各個(gè)產(chǎn)品的性能、功能、運(yùn)行平臺(tái)、支持方式、實(shí)施方法、產(chǎn)品語(yǔ)言和產(chǎn)地又千差萬(wàn)別，沒(méi)有艱苦細(xì)致的鑒別工作是不可能作出正確判斷的。不過(guò)從經(jīng)驗(yàn)中我們得出一些基本篩選原則:
第一步:先從國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)摸底，找到所有適合本單位環(huán)境和需求的軟件供應(yīng)商，從中選出幾家作重點(diǎn)考察。
第二步:請(qǐng)他們來(lái)介紹自己的產(chǎn)品，比較他們的產(chǎn)品和實(shí)施投標(biāo)方案，研究其報(bào)價(jià)，包括硬軟件價(jià)格、實(shí)施價(jià)格和培訓(xùn)服務(wù)價(jià)格。
第三步:對(duì)兩三家供應(yīng)商作重點(diǎn)評(píng)審，外出調(diào)查他們各自的用戶(hù)使用情況和反映，進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的認(rèn)真比較。
第四步:內(nèi)部確定一家供應(yīng)商并與之談判，利用別家的低價(jià)格來(lái)與之討價(jià)還價(jià)，最后確定所有的合同細(xì)則(包括實(shí)施細(xì)則、培訓(xùn)、保用、付款及稅等細(xì)則)，與之簽合同。
在這四步驟中，我們不得不提到一個(gè)方法論的問(wèn)題:做事情要講方法;對(duì)各有優(yōu)劣的不同軟件如何評(píng)價(jià)和選取，當(dāng)同一軟件的兩個(gè)甚至多個(gè)條件無(wú)不同時(shí)滿(mǎn)足需求時(shí)，我們就需要方法論作指導(dǎo)，對(duì)它作出正確評(píng)價(jià)。這種方法我們暫稱(chēng)之為多元坐標(biāo)法。即把我們認(rèn)為最重要的若干個(gè)元素(8個(gè)或5個(gè)或6個(gè)等)畫(huà)成相應(yīng)的坐標(biāo)線(xiàn)。這些元素可以是質(zhì)量、價(jià)格、期限、平臺(tái)、服務(wù)、補(bǔ)充開(kāi)發(fā)等等。
我們將某一軟件不同的元素值畫(huà)在坐標(biāo)點(diǎn)上，將這些點(diǎn)連成一個(gè)多邊形;對(duì)每個(gè)軟件都可以作出這種坐標(biāo)圖和多邊形。通過(guò)比較不同軟件的元素值、坐標(biāo)圖和多邊形，我們就可以得出許多結(jié)論，也可以直觀看出哪個(gè)坐標(biāo)圖所得到的面積最大。面積最大的即各項(xiàng)綜合指標(biāo)最好的軟件。
我們還可以對(duì)不同元素加上權(quán)值，使之可以更準(zhǔn)確地反映元素在軟件選擇中的重要性。如我們可將質(zhì)量權(quán)值定為30，價(jià)格定為40，期限定為40，平臺(tái)定為40，服務(wù)定為20，補(bǔ)充開(kāi)發(fā)定為30，這樣，總權(quán)值是200。比較不同軟件各權(quán)值之和就可得出優(yōu)劣結(jié)果。這種方法很直觀有效，但有點(diǎn)形而上學(xué)的味道。我們可以進(jìn)一步根據(jù)經(jīng)驗(yàn)作出分析和判斷。
有時(shí)與供應(yīng)商相處的關(guān)系也很重要。雙方合同姻緣，是要有認(rèn)識(shí)和感情基礎(chǔ)的;沒(méi)有這個(gè)基礎(chǔ)就談不上以后的軟件實(shí)施。雙方的信任和信譽(yù)在任何時(shí)候都是成功的必要條件。
選擇軟件要注意的幾個(gè)問(wèn)題
首先是平臺(tái)的選擇:盡可能與企業(yè)現(xiàn)有平臺(tái)一致，以減輕系統(tǒng)運(yùn)行管理和維護(hù)和困難。平臺(tái)的開(kāi)放性要比較好，便于與其他系統(tǒng)的集成。小型機(jī)和服務(wù)器平臺(tái)要考慮與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換問(wèn)題。
第二、必須對(duì)軟件實(shí)施人員有明確而具體的要求，對(duì)他們的工作要有審核表和資料說(shuō)明。
第三、商務(wù)談判要處理好稅的問(wèn)題。合同中價(jià)格要標(biāo)明是含稅價(jià)，這一點(diǎn)不能含混，否則會(huì)影雙方的合作。
第四、要求供應(yīng)商提供至少兩套完整技術(shù)資料，并及時(shí)作出詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃和驗(yàn)收計(jì)劃。
第五、要每月召開(kāi)高層領(lǐng)導(dǎo)的跟蹤會(huì)，以確保實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)問(wèn)題都得到解決。對(duì)未解決的問(wèn)題要求在某一期限內(nèi)有一個(gè)答案。
第六、用戶(hù)(包括計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和最終用戶(hù)即財(cái)務(wù)人員)按照實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)審和付款。
總之，用戶(hù)對(duì)軟件最有發(fā)言權(quán)，如同評(píng)價(jià)鞋子的好壞，穿鞋的人心里最清楚舒服不舒服。所以，已有的鄰近用戶(hù)是評(píng)價(jià)軟件最可靠的證人。
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